Kolumba 21, 02-288 Warszawa

POLITYKA PRYWATNOŚCI I PLIKÓW COOKIES SERWISU EVERTS-POL.PL

1. Informacje ogólne

Niniejsza Polityka Prywatności i Plików Cookies określa zasady przetwarzania danych osobowych osób korzystających z serwisu internetowego https://everts-pol.pl/, w tym sklepu internetowego, konta klienta, formularzy kontaktowych, newslettera oraz funkcji przeznaczonych dla klientów B2B.

Polityka została przygotowana z uwzględnieniem w szczególności:

  • rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 („RODO”),

  • ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych,

  • ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną,

  • ustawy z dnia 12 lipca 2024 r. – Prawo komunikacji elektronicznej („PKE”), w szczególności zasad dotyczących komunikacji marketingowej oraz przechowywania informacji lub uzyskiwania dostępu do informacji w urządzeniu użytkownika.

2. Administrator danych osobowych

Administratorem danych osobowych jest:

Everts-Pol Sp. z o.o.
ul. Kolumba 21
02-288 Warszawa
Polska

KRS: 0000099441
NIP: 5220213048
REGON: 010327740

Kontakt w sprawach dotyczących prywatności i danych osobowych:

e-mail: info@everts-pol.pl
telefon: +48 22 868 36 97
adres korespondencyjny: Everts-Pol Sp. z o.o., ul. Kolumba 21, 02-288 Warszawa.

3. Jakie dane możemy przetwarzać

W zależności od sposobu korzystania z Serwisu możemy przetwarzać w szczególności:

  • imię i nazwisko,

  • nazwę firmy,

  • NIP i inne dane niezbędne do wystawienia dokumentów księgowych,

  • adres zamieszkania, adres siedziby, adres dostawy lub adres rozliczeniowy,

  • adres e-mail,

  • numer telefonu,

  • dane dotyczące konta użytkownika,

  • dane dotyczące zamówień, płatności, dostaw, zwrotów i reklamacji,

  • treść korespondencji i zapytań,

  • dane dotyczące współpracy B2B,

  • informacje przekazane w formularzach dostępnych w Serwisie,

  • dane techniczne związane z korzystaniem z Serwisu, takie jak adres IP, identyfikatory urządzenia lub przeglądarki, dane o sesji, logi techniczne oraz informacje zapisywane za pomocą plików cookies i podobnych technologii,

  • dane dotyczące udzielonych zgód oraz preferencji prywatności.

Nie prosimy o przekazywanie danych szczególnych kategorii, o których mowa w art. 9 RODO, chyba że jest to konieczne w konkretnej sytuacji i istnieje odpowiednia podstawa prawna.

4. Cele i podstawy prawne przetwarzania

4.1. Korzystanie ze strony i zapewnienie jej bezpieczeństwa

Dane techniczne mogą być przetwarzane w celu zapewnienia prawidłowego działania Serwisu, utrzymania bezpieczeństwa, wykrywania błędów i nadużyć, prowadzenia diagnostyki technicznej oraz ochrony przed nieuprawnionym dostępem.

Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na prowadzeniu, zabezpieczeniu i rozwijaniu Serwisu.

W zakresie technologii niezbędnych do działania Serwisu zastosowanie ma także art. 399 ust. 3 PKE.

4.2. Konto klienta

Dane przekazane przy utworzeniu i prowadzeniu konta przetwarzamy w celu świadczenia usługi konta, umożliwienia logowania, podglądu zamówień i korzystania z funkcjonalności Serwisu.

Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO – wykonanie umowy o świadczenie usługi drogą elektroniczną lub podjęcie działań przed jej zawarciem.

Dane związane z kontem przechowujemy przez okres jego funkcjonowania, a po jego usunięciu w zakresie, w jakim dalsze przechowywanie jest wymagane przepisami prawa albo potrzebne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

4.3. Składanie i realizacja zamówień

Dane przetwarzamy w celu przyjęcia i realizacji zamówienia, zawarcia i wykonania umowy sprzedaży, obsługi płatności, organizacji dostawy oraz prowadzenia komunikacji związanej z zamówieniem.

Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO.

W zakresie dokumentacji księgowej i podatkowej podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z obowiązującymi przepisami podatkowymi i rachunkowymi.

Dane związane z transakcją mogą być przechowywane również na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

4.4. Faktury i dokumentacja księgowa

Dane wymagane do wystawienia faktury i prowadzenia dokumentacji księgowej przetwarzamy w celu realizacji obowiązków prawnych Administratora.

Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

Dokumentacja księgowa jest przechowywana przez okres wymagany przez obowiązujące przepisy, co do zasady nie krócej niż przez okresy wynikające z ustawy o rachunkowości i przepisów podatkowych.

4.5. Formularz kontaktowy, e-mail i kontakt telefoniczny

Jeżeli kontaktujesz się z nami w sprawie oferty, produktu, zamówienia lub możliwości zawarcia umowy, dane przetwarzamy na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO – w celu podjęcia działań na Twoje żądanie przed zawarciem umowy lub w związku z wykonywaną umową.

W pozostałych przypadkach podstawą może być art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na prowadzeniu korespondencji, udzielaniu odpowiedzi oraz obsłudze zapytań.

Dane przechowujemy przez okres potrzebny do prowadzenia korespondencji, a następnie – jeżeli jest to uzasadnione – do czasu przedawnienia ewentualnych roszczeń.

4.6. Zapytania i współpraca B2B

Dane osób kontaktowych, przedstawicieli, pracowników, współpracowników i reprezentantów kontrahentów mogą być przetwarzane w celu przygotowania oferty, prowadzenia negocjacji, zawarcia i realizacji umowy, utrzymywania kontaktów biznesowych, obsługi zamówień i rozliczeń oraz ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

Podstawą prawną może być art. 6 ust. 1 lit. b RODO – jeżeli osoba, której dane dotyczą, jest stroną umowy – albo art. 6 ust. 1 lit. f RODO, gdy przetwarzamy dane osób działających w imieniu kontrahenta lub utrzymujemy relacje biznesowe.

Jeżeli dane osoby kontaktowej otrzymaliśmy od jej pracodawcy, współpracownika, z ogólnodostępnego rejestru lub innego legalnego źródła, możemy przetwarzać w szczególności imię, nazwisko, stanowisko, służbowy adres e-mail, służbowy numer telefonu oraz dane podmiotu, który dana osoba reprezentuje.

4.7. Reklamacje, zwroty i odstąpienia od umowy

Dane przetwarzamy w celu rozpatrzenia reklamacji, zwrotu, odstąpienia od umowy oraz realizacji obowiązków wynikających z przepisów dotyczących praw konsumenta.

Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. b i lit. c RODO, a w zakresie ochrony przed roszczeniami również art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

4.8. Newsletter i informacje handlowe

Jeżeli zapiszesz się do newslettera lub wyrazisz zgodę na otrzymywanie informacji handlowych drogą elektroniczną, dane – w szczególności adres e-mail – przetwarzamy na podstawie:

  • art. 6 ust. 1 lit. a RODO – zgody,

  • art. 398 PKE – w zakresie zgody na przesyłanie informacji handlowej lub marketingu bezpośredniego z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej.

Zgodę możesz wycofać w dowolnym momencie, np. poprzez link rezygnacji w wiadomości lub kontakt z Administratorem. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem działań dokonanych przed jej wycofaniem.

Dane wykorzystywane do newslettera przetwarzamy do czasu wycofania zgody lub zakończenia usługi. Informacje pozwalające wykazać fakt udzielenia zgody możemy przechowywać przez okres niezbędny do ochrony przed roszczeniami lub wykazania zgodności z prawem.

4.9. Marketing własnych produktów i usług

Możemy przetwarzać dane w celu prowadzenia marketingu własnych produktów i usług na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO, jeżeli nie wymaga to odrębnej zgody.

Jeżeli marketing ma być prowadzony za pomocą poczty elektronicznej, telefonu lub innych środków komunikacji objętych art. 398 PKE, wykorzystamy dany kanał wyłącznie po uzyskaniu wymaganej uprzedniej zgody.

4.10. Analityka i pomiar korzystania z Serwisu

Jeżeli wyrazisz zgodę na analityczne pliki cookies lub podobne technologie, możemy przetwarzać dane dotyczące sposobu korzystania z Serwisu w celu tworzenia statystyk, badania ruchu, poprawy użyteczności Serwisu i mierzenia skuteczności działań.

Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. a RODO, a podstawą zapisywania lub odczytywania informacji w urządzeniu użytkownika jest art. 399 w zw. z art. 400 PKE.

Narzędzia analityczne inne niż niezbędne nie powinny być uruchamiane przed uzyskaniem zgody użytkownika.

4.11. Reklama i technologie marketingowe

Jeżeli w Serwisie stosowane są narzędzia reklamowe, remarketingowe lub służące do pomiaru konwersji, są one uruchamiane wyłącznie w zakresie, na który użytkownik wyraził zgodę.

Podstawą przetwarzania danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. a RODO, a w zakresie dostępu do urządzenia użytkownika – art. 399 i art. 400 PKE.

5. Czy podanie danych jest obowiązkowe

Podanie danych jest co do zasady dobrowolne.

Podanie określonych danych może być jednak konieczne do utworzenia konta, zawarcia i wykonania umowy, złożenia i realizacji zamówienia, wystawienia faktury, dokonania płatności, dostarczenia przesyłki, rozpatrzenia reklamacji lub zwrotu albo udzielenia odpowiedzi na zapytanie.

Jeżeli podanie danych jest wymagane przepisami prawa albo jest niezbędne do wykonania umowy, brak ich podania może uniemożliwić realizację danej czynności.

Zgody marketingowe, newsletterowe oraz zgody na analityczne lub marketingowe cookies są dobrowolne i nie powinny być warunkiem dokonania zakupu.

6. Odbiorcy danych

Dane mogą być przekazywane wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji określonego celu, w szczególności:

  • dostawcom hostingu, serwerów, poczty elektronicznej i usług IT,

  • podmiotom utrzymującym, rozwijającym lub zabezpieczającym Serwis,

  • operatorom płatności elektronicznych wskazanym w procesie płatności,

  • bankom i instytucjom płatniczym,

  • przewoźnikom, firmom kurierskim i operatorom logistycznym,

  • podmiotom świadczącym usługi księgowe, podatkowe, prawne i doradcze,

  • dostawcom systemów do obsługi klienta, formularzy, newslettera i komunikacji,

  • dostawcom narzędzi analitycznych i marketingowych – wyłącznie w zakresie wynikającym z udzielonych zgód,

  • podmiotom świadczącym usługi windykacyjne lub ubezpieczeniowe, jeżeli będzie to konieczne,

  • organom publicznym i innym podmiotom uprawnionym na podstawie przepisów prawa.

Nie sprzedajemy danych osobowych.

7. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Niektórzy dostawcy technologiczni, w szczególności dostawcy globalnych usług analitycznych, reklamowych, chmurowych lub komunikacyjnych, mogą przetwarzać dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym.

Jeżeli dochodzi do takiego transferu, Administrator korzysta z mechanizmów dopuszczonych przez rozdział V RODO, w szczególności decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony, mechanizmu EU–US Data Privacy Framework, jeżeli dany odbiorca jest nim objęty, standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską lub innych prawnie dopuszczalnych zabezpieczeń.

Informacje o zastosowanym mechanizmie transferowym można uzyskać kontaktując się z Administratorem.

8. Prawa osoby, której dane dotyczą

W granicach przewidzianych przez RODO masz prawo do:

  • dostępu do swoich danych oraz uzyskania ich kopii,

  • sprostowania danych,

  • usunięcia danych,

  • ograniczenia przetwarzania,

  • przenoszenia danych,

  • wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania prowadzonego na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO,

  • cofnięcia zgody w dowolnym momencie, jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody,

  • wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem.

Wniosek dotyczący realizacji praw można przesłać na adres: info@everts-pol.pl.

Administrator może zweryfikować tożsamość osoby składającej wniosek, jeżeli jest to niezbędne do ochrony danych przed udostępnieniem osobie nieuprawnionej.

9. Prawo wniesienia skargi

Jeżeli uważasz, że dane są przetwarzane niezgodnie z przepisami, możesz złożyć skargę do:

Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych
ul. Stanisława Moniuszki 1A
00-014 Warszawa
https://uodo.gov.pl/

10. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie

Serwis może wykorzystywać dane dotyczące aktywności użytkownika do tworzenia statystyk, segmentów odbiorców lub dopasowania komunikacji marketingowej, o ile użytkownik wyraził odpowiednią zgodę na technologie, które tego wymagają.

Nie podejmujemy wobec użytkowników decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywoływałyby wobec nich skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nich wpływały, chyba że użytkownik zostanie o takim procesie odrębnie poinformowany zgodnie z RODO.

11. Pliki cookies i podobne technologie

11.1. Czym są cookies

Cookies to niewielkie informacje zapisywane w urządzeniu użytkownika lub odczytywane z niego podczas korzystania z Serwisu.

Podobną funkcję mogą pełnić również inne technologie, takie jak pamięć lokalna przeglądarki, identyfikatory internetowe, piksele, tagi lub skrypty.

11.2. Kategorie technologii

Niezbędne – są konieczne do prawidłowego działania Serwisu, sklepu, koszyka, procesu zamówienia, logowania, bezpieczeństwa lub zapisania wyborów dotyczących prywatności. W zakresie, w jakim są niezbędne do dostarczenia usługi żądanej przez użytkownika, nie wymagają zgody na podstawie art. 399 ust. 3 PKE.

Funkcjonalne – umożliwiają zapamiętanie dodatkowych preferencji lub korzystanie z dodatkowych funkcji. Jeżeli nie są niezbędne do świadczenia żądanej usługi, powinny być aktywowane dopiero po uzyskaniu zgody.

Analityczne – służą do badania sposobu korzystania z Serwisu, pomiaru ruchu i tworzenia statystyk. Są uruchamiane po uzyskaniu zgody, jeżeli wiążą się z zapisem lub odczytem informacji z urządzenia użytkownika.

Marketingowe – służą do pomiaru skuteczności kampanii, remarketingu, dopasowania reklam lub tworzenia grup odbiorców. Są uruchamiane wyłącznie po uzyskaniu wymaganej zgody.

11.3. Zarządzanie zgodami

Przy pierwszej wizycie użytkownik powinien mieć możliwość:

  • zaakceptowania wszystkich opcjonalnych kategorii,

  • odrzucenia wszystkich opcjonalnych kategorii,

  • dokonania szczegółowego wyboru.

Brak zgody nie może powodować uruchomienia analitycznych lub marketingowych technologii, które wymagają zgody.

Użytkownik powinien mieć możliwość zmiany lub cofnięcia zgody w dowolnym momencie z poziomu panelu ustawień cookies dostępnego w Serwisie.

Cofnięcie zgody powinno być równie łatwe jak jej udzielenie.

11.4. Czas działania cookies

Okres działania poszczególnych cookies zależy od ich rodzaju. Cookies sesyjne mogą zostać usunięte po zamknięciu przeglądarki, natomiast cookies trwałe mogą pozostawać przez okres wskazany w panelu zarządzania zgodami lub do czasu ich usunięcia przez użytkownika.

Aktualny wykaz cookies, dostawców, celów i okresów przechowywania powinien być dostępny w panelu zarządzania zgodami w Serwisie.

12. Narzędzia Google

Jeżeli w Serwisie wykorzystywane są narzędzia Google, takie jak Google Analytics, Google Tag Manager, Google Ads lub technologie związane z pomiarem konwersji, mogą one przetwarzać dane techniczne i informacje o korzystaniu z Serwisu.

Google Tag Manager jest narzędziem służącym do zarządzania tagami. Konkretne dane i cookies zależą od narzędzi uruchamianych za jego pośrednictwem.

Narzędzia analityczne i reklamowe Google wymagające zgody powinny zostać uruchomione dopiero po dokonaniu odpowiedniego wyboru w panelu cookies.

Dostawcą usług Google w Europejskim Obszarze Gospodarczym jest co do zasady Google Ireland Limited.

13. Meta, Facebook i Instagram

Serwis może zawierać linki do profili Everts-Pol w serwisach Facebook i Instagram.

Samo kliknięcie w zewnętrzny link powoduje przejście do serwisu prowadzonego przez odrębnego administratora.

Jeżeli w Serwisie aktywne są narzędzia Meta służące do pomiaru konwersji, analityki lub reklamy, np. Meta Pixel, powinny być uruchamiane dopiero po uzyskaniu odpowiedniej zgody użytkownika.

Dostawcą usług Meta dla użytkowników z Europejskiego Obszaru Gospodarczego jest co do zasady Meta Platforms Ireland Limited.

14. Treści osadzone i serwisy zewnętrzne

Serwis może zawierać treści pochodzące od dostawców zewnętrznych, np. filmy, mapy, elementy mediów społecznościowych lub inne osadzone materiały.

Jeżeli takie elementy powodują przekazywanie danych do podmiotu zewnętrznego lub zapis niekoniecznych informacji na urządzeniu użytkownika, powinny zostać zablokowane do czasu uzyskania wymaganej zgody.

Po przejściu do serwisu zewnętrznego zasady przetwarzania danych określa polityka prywatności danego dostawcy.

15. Bezpieczeństwo danych

Administrator stosuje środki techniczne i organizacyjne adekwatne do charakteru, zakresu, kontekstu i celów przetwarzania oraz ryzyka naruszenia praw i wolności osób fizycznych.

Dostęp do danych otrzymują wyłącznie osoby upoważnione oraz podmioty, którym dostęp jest niezbędny do realizacji określonych usług.

Stosowane zabezpieczenia są okresowo weryfikowane i dostosowywane do zmieniającego się ryzyka.

16. Dane osób niepełnoletnich

Oferta Serwisu nie jest kierowana do dzieci w celu samodzielnego zawierania umów.

Jeżeli przetwarzanie danych osoby niepełnoletniej miałoby opierać się na zgodzie, zastosowanie mają wymogi RODO dotyczące zgody dziecka i osoby sprawującej władzę rodzicielską lub opiekę, jeżeli są one wymagane w danej sytuacji.

17. Zmiany Polityki Prywatności

Polityka może być aktualizowana w szczególności w przypadku zmiany przepisów, zmiany sposobu działania Serwisu, wdrożenia nowych funkcji, zmiany dostawców usług albo zmiany sposobu wykorzystywania cookies lub podobnych technologii.

Aktualna wersja Polityki jest publikowana w Serwisie wraz z datą jej obowiązywania.

18. Kontakt

W sprawach dotyczących tej Polityki lub przetwarzania danych osobowych prosimy o kontakt:

Everts-Pol Sp. z o.o.
ul. Kolumba 21
02-288 Warszawa
e-mail: info@everts-pol.pl
telefon: +48 22 868 36 97